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In unserem Podcast „Löschkonzepte – Mehr als nur Papierkram“ erfahren Sie, warum ein Löschkonzept weit über das einfache Drücken von „Strg-Alt-Entf“ hinausgeht. Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) schreibt im Artikel 5 das Prinzip der Speicherbegrenzung vor: Daten dürfen nicht länger gespeichert werden, als es für den ursprünglichen Zweck erforderlich ist. Gleichzeitig haben betroffene Personen das Recht auf Löschung ihrer Daten (Artikel 17 DSGVO). Ein strukturiertes Löschkonzept ist daher unerlässlich – und zwar für digitale wie auch für Papierdaten.
Informationssicherheit und Datenschutz: Zwei Seiten einer Medaille
Auch aus Sicht der Informationssicherheit, etwa nach ISO 27001, ist das Löschen nicht mehr benötigter Informationen Pflicht. Sie müssen nachweisen können, wann und wie Sie Daten gelöscht haben – unabhängig davon, ob es sich um personenbezogene oder andere vertrauliche Informationen handelt.
Wie erstellen Sie wirksame Löschkonzepte?
Wir geben Ihnen im Podcast konkrete Tipps:
- Beginnen Sie mit einer systematischen Inventur Ihrer Daten: Wo liegen welche Daten? In welchen Systemen, auf welchen Servern oder in welchen Papierarchiven?
- Kategorisieren Sie Ihre Daten und ordnen Sie ihnen die jeweiligen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu.
- Legen Sie klare Verantwortlichkeiten fest: Wer löscht welche Daten, wann und wie?
- Integrieren Sie Löschprozesse direkt in Ihre Arbeitsabläufe, statt sie als lästigen „Papiertiger“ zu behandeln.
- Dokumentieren Sie alle Löschvorgänge nachvollziehbar, ohne sensible Details zu protokollieren.
Typische Fallstricke – und wie Sie sie vermeiden
Im Podcast sprechen wir offen über die häufigsten Herausforderungen:
- Fehlende Verantwortlichkeiten und unklare Zuständigkeiten
- Unübersichtliche Datenbestände, insbesondere bei Alt-Systemen und Cloud-Diensten
- Widersprüchliche gesetzliche Vorgaben zu Aufbewahrungs- und Löschfristen
- Schwierigkeiten bei der Löschung von Daten bei externen Dienstleistern
Unsere Experten zeigen Ihnen, wie Sie diese Stolpersteine umgehen und warum die Zusammenarbeit von Datenschutz und Informationssicherheit dabei entscheidend ist.
Unsere Praxistipps für Ihr Unternehmen
- Führen Sie regelmäßige Dateninventuren durch und aktualisieren Sie Ihr Löschkonzept bei neuen Datenbeständen.
- Erstellen Sie für unterschiedliche Datenkategorien individuelle Löschregeln.
- Automatisieren Sie Löschprozesse, wo immer möglich – und testen Sie diese regelmäßig auf ihre Wirksamkeit.
- Schulen Sie Ihre Mitarbeiter und machen Sie die Bedeutung des Themas im Unternehmen sichtbar.
Fazit: Löschkonzepte lohnen sich!
Ein gut durchdachtes Löschkonzept unterstützt nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sondern verbessert auch Ihre internen Prozesse im Datenschutz und der Informationssicherheit. Klare Verantwortlichkeiten, strukturierte Dokumentation und regelmäßige Überprüfung sind dabei der Schlüssel zum Erfolg.
Hier ein Paar Links die zum Thema „Löschkonzepte – Mehr als nur Papierkram“ nützlich sein können:
- Das BfDI stellt ein offizielles Löschkonzept als PDF zur Verfügung. Es enthält detaillierte Vorgaben zu Löschfristen, Prozessen, Verantwortlichkeiten und der Dokumentation im öffentlichen Sektor. Die Struktur und Umsetzung kann als Vorlage für andere Organisationen dienen: https://www.bfdi.bund.de/SharedDocs/Downloads/DE/DokumenteBfDI/AccessForAll/2023/2021_Loeschkonzept-BfDI.pdf?__blob=publicationFile&v=2
- Die IHK Hamburg gibt Auskunft über die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen: https://www.ihk.de/hamburg/produktmarken/beratung-service/recht-und-steuern/steuerrecht/abgabenrecht/aufbewahrungsfristen-geschaeftsunterlagen-1157174
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