Interne Audits - Erstellung eines Auditprogrammes

Interne Audits sind ein essenzielles Instrument, um Prozesse, Systeme und Managementansätze kontinuierlich zu verbessern. Sie helfen Unternehmen dabei, Schwachstellen zu identifizieren, Konformität mit Normen wie ISO 27001, ISO 9001, ISO 14001 oder ISO 45001 sicherzustellen und die Leistungsfähigkeit nachhaltig zu steigern. In den folgenden Artikeln beleuchten wir Schritt für Schritt die Kernbereiche – von der Erstellung eines Auditprogrammes bis zu Herausforderungen und Best Practices.

In den vorherigen Beiträgen wurde die Bedeutung interner Audits nach ISO 27001 für die Informationssicherheit im Unternehmen, die Ausbildung zum Auditor und die unterschiedlichen Auditarten besprochen. Dieses Mal geht es um die Erstellung eines Auditprogrammes.

Erstellung eines Auditprogrammes

Ein wirksames Auditprogramm bildet die Grundlage für alle späteren Auditaktivitäten. Es handelt sich dabei nicht nur um eine formale Planung, sondern um ein strukturiertes Dokument, das langfristig Orientierung bietet. Das Ziel ist alle relevanten Geschäftsprozesse systematisch zu überprüfen und so kontinuierliche Verbesserungen anzustoßen.

Zu Beginn ist es entscheidend, den Zweck des Auditprogramms klar zu definieren. Typische Ziele sind z. B. die interne Überprüfung auf Einhaltung gesetzlicher Anforderungen, die Bewertung von Risiken oder die Sicherstellung von Qualitätsstandards in Bezug auf Kundenanforderungen.

Ein effektives Auditprogramm berücksichtigt mehrere entscheidende Faktoren:

Umfang und Geltungsbereich: Welche Abteilungen, Prozesse oder Standorte sollen geprüft werden?
Auditkriterien: Gegen welche Normen, Richtlinien oder Unternehmensstandards wird verglichen?
Auditfrequenz: In welchen Intervallen werden die Audits durchgeführt (z. B. quartalsweise, jährlich oder risikobasiert)?
Risikobasierter Ansatz: Besonders kritische Prozesse mit hohem Risiko für Compliance-Verstöße sollten häufiger auditiert werden.
Verantwortlichkeiten: Wer erstellt, koordiniert und überwacht das Auditprogramm?

Ebenso sollten die Ressourcen berücksichtigt werden. Dazu gehören geschulte Auditoren, verfügbare Zeitfenster sowie unterstützende Tools wie digitale Auditmanagement-Software.

Wesentlicher Bestandteil ist auch die Kommunikation: Das Auditprogramm sollte allen relevanten Stakeholdern wie Bereichsleitern, Führungskräften und Mitarbeitern transparent zur Verfügung gestellt werden. Eine klare Kommunikation erhöht die Akzeptanz und reduziert Widerstände.

Schließlich sollte das Auditprogramm dynamisch angelegt sein. Das bedeutet, dass es regelmäßig überprüft und an neue Entwicklungen angepasst wird – sei es aufgrund neuer Gesetze, interner Veränderungen oder geänderter Unternehmensstrategien.

Fazit:

Ein gut durchdachtes Auditprogramm ist das Fundament erfolgreicher Audits. Es stellt sicher, dass keine relevanten Aspekte vernachlässigt werden, und bietet dem Unternehmen einen strategischen Rahmen für kontinuierliche Verbesserung.

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