Interne Audits – Abweichungen und Maßnahmen – Teil 5

Interner Auditor: In Managementsystemen nach ISO 27001, ISO 9001 oder ISO 22301 entscheidet nicht das Audit selbst über den Erfolg, sondern der professionelle Umgang mit den daraus resultierenden Feststellungen. Genau hier entfaltet der interne Auditor seinen größten Mehrwert: Er identifiziert nicht nur Abweichungen, sondern stellt sicher, dass daraus nachhaltige und wirksame Verbesserungen im Unternehmen entstehen.

Rolle des internen Auditors im Umgang mit Feststellungen

Ein interner Auditor bewertet Prozesse systematisch und unterscheidet dabei klar zwischen:

• Hauptabweichungen (kritische, systemgefährdende Mängel)
• Nichtkonformitäten (Abweichungen von Anforderungen)
• Empfehlungen (Optimierungspotenziale ohne Normverstoß)

Die Qualität dieser Einordnung ist entscheidend. Eine zu „weiche“ Bewertung verschleiert Risiken, während eine zu harte Bewertung Ressourcen unnötig bindet. Die Weiterbildung vermittelt hier die notwendige Sicherheit in der Bewertung und Argumentation.

Nichtkonformitäten und Hauptabweichungen sicher erkennen

Ein zentraler Bestandteil der Auditorenausbildung ist die Fähigkeit, Abweichungen präzise zu formulieren und normkonform einzuordnen:

• Hauptabweichung: Systematische oder kritische Schwäche mit unmittelbarem Risiko für die Wirksamkeit des Managementsystems (z. B. fehlende Risikobewertungen im ISMS).
• Nichtkonformität: Eine konkrete Anforderung ist nicht erfüllt (z. B. fehlende Dokumentation, unvollständige Umsetzung).

Wichtig ist dabei:

• Bezug zur konkreten Normanforderung
• Nachvollziehbare Begründung
• Objektive Nachweise (Audit-Trails)

Nur so lassen sich Diskussionen im Audit vermeiden und Maßnahmen gezielt ableiten.

Empfehlungen als strategisches Werkzeug

Neben Abweichungen spielen Empfehlungen eine oft unterschätzte Rolle. Ein gut ausgebildeter interner Auditor nutzt sie gezielt, um:

• zukünftige Risiken frühzeitig zu adressieren
• Effizienzpotenziale aufzuzeigen
• Best Practices im Unternehmen zu verbreiten

Damit wird das Audit vom reinen Kontrollinstrument zum echten Verbesserungshebel.

Maßnahmenplanung: Vom Audit zur Verbesserung

Der eigentliche Mehrwert entsteht erst nach dem Audit – in der strukturierten Maßnahmenplanung. Je konkreter die Empfehlung vom Auditor formuliert wird, desto einfacher ist es daraus die Maßnahmenplanung abzuleiten.

• Ursachenanalyse (z. B. nach dem 5-W-Prinzip) für Nichtkonformitäten
• Priorisierung nach Risiko und Auswirkung
• Definition konkreter Maßnahmen in Abstimmung mit den Verantwortlichen
• Festlegung von Verantwortlichkeiten und Fristen zur Umsetzung der Maßnahmen

Besonders relevant ist die Differenzierung zwischen:

• Quick Wins: Schnell umsetzbare Maßnahmen mit hoher Wirkung (z. B. Anpassung einer Richtlinie, Schließen von Dokumentationslücken)
• Strukturellen Maßnahmen: Nachhaltige Änderungen an Prozessen oder Systemen (z. B. Einführung eines Berechtigungsmanagement-Prozesses)

Ein erfahrener interner Auditor erkennt, wann eine schnelle Lösung ausreicht – und wann grundlegende Veränderungen notwendig sind – und leitet die Verantwortlichen entsprechend an.

Mehrwert für Unternehmen

Unternehmen profitieren direkt von dieser strukturierten Herangehensweise:

• Abweichungen werden nicht nur dokumentiert, sondern nachhaltig beseitigt
• Kritische Schwachstellen werden frühzeitig erkannt (insbesondere bei Hauptabweichungen)
• Maßnahmen werden effizient priorisiert und umgesetzt
• Audit-Ergebnisse werden steuerbar und messbar
• Externe Audits verlaufen deutlich stabiler

Gerade im KRITIS- und NIS2-Umfeld ist dieser strukturierte Umgang mit Feststellungen entscheidend für die Nachweisfähigkeit gegenüber Aufsichtsbehörden.

Praxisbeispiel

In einem internen ISO-27001-Audit wird festgestellt, dass regelmäßige Kontrollen und Überwachung von zugewiesenen Benutzerrechten nicht durchgeführt werden.

• Ein unerfahrener Auditor dokumentiert dies pauschal als „Verbesserungspotenzial“.
• Ein geschulter Auditor erkennt eine Nichtkonformität (oder sogar Hauptabweichung, je nach Kritikalität).

Die daraus abgeleitete Maßnahmenplanung umfasst:

• Quick Win: Sofortige Durchführung einer Berechtigungsprüfung
• Nachhaltige Maßnahme: Einführung eines systematischen Prozesses zur Überprüfung und Dokumentation der Benutzerberechtigungen inkl. Verantwortlichkeiten

Das Ergebnis: Reduziertes Sicherheitsrisiko und belastbare Compliance.

Fazit

Die Weiterbildung zum internen Auditor befähigt Mitarbeitende nicht nur zur Durchführung von Audits, sondern vor allem zum professionellen Umgang mit deren Ergebnissen.

Der strukturierte Umgang mit Nichtkonformitäten, Hauptabweichungen und Empfehlungen – kombiniert mit einer wirksamen Maßnahmenplanung – macht interne Audits zu einem zentralen Steuerungsinstrument für Qualität, Sicherheit und Compliance.

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